Na co zwrócić uwagę decydując się na biuro wirtualne?

W dobie internetu i ogromnej konkurencji wirtualne biura cieszą się ogromnym powodzeniem. Posiadanie tzw. dobrego adresu w centrum Warszawy lub innego dużego miasta oznacza dla firmy większy prestiż, a tym samym zwiększa wiarygodność i zaufanie ze strony potencjalnych klientów. W przypadku funkcjonowania takiego biura możemy szybko pozyskać kontrahentów i zbudować pozytywny wizerunek nowocześnie zarządzanej i dobrze prosperującej firmy. Przeglądając wirtualne biura na wynajem, należy bacznie przyjrzeć się umowie, sprawdzić ich adresy, jak również poznać możliwości skorzystania z sal konferencyjnych. Poniżej podpowiadamy, na co szczególnie zwrócić uwagę, zanim podejmiemy ostateczną decyzję o wynajmie.

Wirtualny adres

Wirtualny adres powinien znajdować się w najlepszej lokalizacji miasta – w biurowcu klasy A zapewniającej dogodny dojazd i pracę w doskonałych warunkach. W przypadku wynajmu biura w Warszawie może to być Śródmieście lub dzielnice bezpośrednio z nim sąsiadujące, takie jak Mokotów, gdzie znajduje się centrum biznesowe. Wirtualne biura zapewniają m.in. linię telefoniczną z odpowiednią obsługą oraz dedykowane adresy firmowe. Jedną z ważnych usług  jakie oferują jest pełna obsługa korespondencji, co oznacza odbieranie i rejestrowanie korespondencji w imieniu klienta oraz wysyłanie powiadomień mailowych tego samego dnia. Wszelkie usługi dostępne w ramach abonamentu z tytułu wynajmu biura wirtualnego mają uprościć sprawy organizacyjne i wspomóc przedsiębiorców w prowadzeniu biznesu, a tym samym zwiększyć efektowność firmy. To bardzo użyteczne rozwiązanie dla firm, niezależnie od ich wielkości.

Formalne kwestie związane z wynajmem

Obecnie wynajem biur wirtualnych nie wymaga zbyt wielu formalności ani nie przysparza trudności. Przed podpisaniem umowy należy jednak sprawdzić wszelkie istotne dla nas informacje, m.in. na jaki okres możemy podpisać umowę, czy jej warunki są dla nas atrakcyjne oraz, czy firma podpisująca z nami umowę posiada akt prawny potrzebny do dysponowania danymi lokalami, czy budynkiem. Warto także uzgodnić, za co dokładnie będzie odpowiadała firma, od której wynajmujesz swoje biuro. To niezwykle ważna kwestia, której ustalenie pozwoli uniknąć ewentualnych nieporozumień.

Prawo własności lokalu

Wybierając wirtualny adres dla firmy w Warszawie, trzeba sprawdzić, czy firma posiada prawo własności lokalu lub umowę, która upoważnia ją do wynajmowania biura innym podmiotom. Firma OmniOffice proponuje trzy atrakcyjne lokalizacje w centrum Warszawy i ma pełne prawo do dysponowania tymi lokalami.

Godziny otwarcia biura

Dzięki wynajęciu wirtualnego biura możesz samemu decydować o tym, w jakich godzinach jest ono otwarte. Zazwyczaj biura funkcjonują w godzinach 8:00 – 16:00. W OmniOffice możesz jednak ustalić godziny pracy biura dostosowane optymalnie do swoich potrzeb. Dzięki temu klienci mogą kontaktować się z Tobą telefonicznie w dogodnych dla nich i dla Ciebie godzinach.

Group of diverse people having a business meeting

Dostępność sal konferencyjnych

Inną istotną kwestią w biznesie jest możliwość skorzystania z sali konferencyjnej w danym terminie. Jeśli chcesz ustalić termin spotkania z kontrahentem powinieneś wiedzieć, jaka jest dostępność sali w danym miesiącu. Najlepszą opcją jest specjalny grafik, który administrator czy inna osoba odpowiedzialna za wynajem sal aktualizuje na bieżąco i wysyła niezbędne informacje wszystkim zainteresowanym. Klienci wynajmujący wirtualne biura mogą także, w razie potrzeby, skorzystać z obsługi księgowej, jak również z pełnej obsługi w trakcie spotkań konferencyjnych razem z serwisem kawowym.

Okres podpisania umowy

Ogromnym atutem współpracy z firmą OmniOffice jest możliwość zawarcia umowy online na okres nawet jednego tygodnia czy miesiąca. W zależności od tego, jaki rodzaj współpracy chcesz podjąć – możesz wybrać jeden z pakietów, który najlepiej spełni Twoje oczekiwania.

Kiedy warto wybrać biuro wirtualne?

Małe przedsiębiorstwa i firmy, które dopiero rozpoczynają swoją działalność, zazwyczaj chcą uniknąć niepotrzebnych wydatków związanych z wynajmem biura, dlatego oferta wynajmu wirtualnych biur powstała właśnie z myślą o nich. Z takiego wynajmu mogą skorzystać również średnie i duże firmy oraz wielkie przedsiębiorstwa, które chcą otworzyć nowe oddziały w innych miejscu albo szukają redukcji kosztów poprzez działania outsourcingowe. Wirtualne biura to bardzo wygodne rozwiązanie, gdyż zapewnia doskonałą lokalizację w centrum miasta, obsługę telefoniczną oraz wynajem sali konferencyjnej wraz z serwisem. Jeśli szukasz wygodnego rozwiązania dla swojej firmy, poznaj naszą ofertę!