Komu może przydać się biuro na godziny?

Długotrwały wynajem firmowego biura to dla wielu freelancerów i młodych firm tzw. koszt zaporowy. Jaką alternatywę wybrać, gdy potrzebujemy nieregularnego dostępu do przestrzeni biurowej, a chcemy uniknąć wysokich wydatków?

Czym jest wynajem biura na godziny?

Stały wynajem biura to duży, comiesięczny wydatek, z którym boryka się wielu przedsiębiorców. Ten typ kosztu jest szczególnie uciążliwy dla małych firm, sklepów internetowych, freelancerów i start-upów – czyli działalności, dla których posiadanie profesjonalnej przestrzeni biurowej nie jest koniecznością, ale raczej doraźną potrzebą. Znaną alternatywą dla wynajmu jest wykonywanie działalności w mieszkaniu. Niestety, takie rozwiązanie sprawdza się często połowicznie, szczególnie wtedy, gdy:

  • łączymy pracę w domu z wychowywaniem dziecka,
  • nasz typ działalności wymaga wyciszonej przestrzeni pracy,
  • od czasu do czasu musimy kontaktować się z kontrahentami lub klientami,
  • wykonujemy zdalnie grupowe prace projektowe, wymagające regularnych spotkań i dyskusji,
  • potrzebujemy profesjonalnej przestrzeni do prezentacji oferty firmowej.

Krótkotrwałe wynajęcie w pełni wyposażonej przestrzeni biurowej to sprawdzone rozwiązanie, które może być odpowiedzią na powyższe problemy. Elastyczny wynajem biura polega na wykupieniu określonej liczby godzin (lub dni) w miesiącu z dostępem do biurka, sprzętu biurowego, dedykowanego gabinetu, sali konferencyjnej i określonego zestawu dodatkowych usług.

Biuro na godziny a coworking – różnice i podobieństwa

O wynajmie biura na godziny często mówi się w zestawieniu z coworkingiem. Podobieństw jest dużo. W obydwu przypadkach chodzi o wynajem przestrzeni biurowej i korzystanie z dodatkowych, dedykowanych usług. Podobnym jest też typ elastycznych płatności – godzinnych lub abonamentowych. Jeżeli chodzi o różnice, to biuro coworkingowe oznacza zazwyczaj pracę w przestrzeni wspólnej, najczęściej w nowoczesnej sali typu „open space” z dostępem do biurek. Dodajmy jeszcze, że ten typ pracy jest często nastawiony na socjalizację i nawiązywanie nowych kontaktów. Wynajem biura na godziny to rozwiązanie dedykowane raczej osobom, które są zainteresowane pracą w wydzielonym gabinecie i potrzebują wyciszonej przestrzeni dla siebie lub małej grupy współpracowników.

Komu warto polecić takie rozwiązanie?

Wynajem przestrzeni biurowej na godziny jest usługą spełniającą potrzeby różnorodnych typów działalności. Najczęściej korzystają z niej:

  • osoby, które wykonują wolne zawody lub zawody kreatywne – blogerzy, graficy, dziennikarze, copywriterzy itp.,
  • osoby, które pracują zdalnie,
  • właściciele start-upów,
  • właściciele mikrofirm, potrzebujący miejsca do spotkań z kontrahentami,
  • osoby, które zarządzają małymi sklepami on-line,
  • osoby, które prowadzą lokalne rekrutacje,
  • trenerzy i szkoleniowcy,
  • organizatorzy specjalistycznych konferencji dla małych grup.

Możliwości tego typu rozwiązania są tak naprawdę nieograniczone, a ilość dodatkowych usług wciąż rośnie. Ważne, by wiedzieć, jaki typ przestrzeni biurowej będzie najlepiej zaspokajał potrzeby naszej działalności.

Na co uważać przy wyborze biura na godziny?

Elastyczność oferty, koszty i zakres dodatkowych usług – to najważniejsze kwestie, które warto wziąć pod uwagę przy wyborze biura. Kluczową jest oczywiście lokalizacja, najlepiej w centrum miasta lub w miejscu, do którego szybko dojedziemy zarówno własnym samochodem (dostęp do parkingu), jak i komunikacją miejską. Elastyczność oferty to podstawa. Przed podpisaniem umowy sprawdzamy, co jest dla nas bardziej opłacalne. Wynajem biura na kilka godzin czy miesięczny abonament z dodatkowymi usługami (i często obniżką za wykup określonego pakietu). Możemy też wybierać pomiędzy typem przestrzeni biurowej i zależnie od naszych potrzeb postawić na standardowy gabinet, przestrzeń do coworkingu lub dostęp do sali konferencyjnej.

Usługi dodatkowe

Usługi wspierające to kwestie, na które zazwyczaj nie zwracamy uwagi, a które mogą okazać się niezwykle pomocne w miarę rozwoju naszej działalności. Sprawdźmy, czy wybrana przez nas firma oferuje dostęp do zaplecza gastronomicznego, obsługę recepcyjną i dostęp do wysokiej klasy sprzętu biurowego (faksy, skanery, flipcharty itp.). Być może z biegiem czasu bardziej wygodne okaże się zamówienie biura w pełni serwisowanego? Ciekawą alternatywą, znacznie obniżającą koszty wynajmu na godziny, jest także możliwość korzystania z wirtualnego biura. Nie zapominajmy też o możliwościach kreatywnego coworkingu. Biura coworkingowe mogą okazać się strzałem w dziesiątkę, gdy będziemy szukać nowych kontaktów biznesowych lub współpracowników z określonych branż.