Jak szukać biura na wynajem?

Prowadzenie własnej firmy wiąże się z decyzją dotyczącą wyboru odpowiadającego naszym potrzebom biura. Warto pamiętać, że lokal, w którym przyjmujemy i obsługujemy klientów, wpływa na nasz wizerunek. Dogodna lokalizacja, wygoda, elegancka aranżacja i niski koszt wynajmu – to kilka najważniejszych cech, które musimy wziąć pod uwagę przy poszukiwaniu nieruchomości. Jak znaleźć tę optymalną? Zapraszamy do lektury.

Gdzie szukać ofert?

Zanim odpowiemy na to pytanie, radzimy zacząć szukać odpowiednio wcześnie, by nie być skazanym na wybór pod presją czasu nieruchomości, które niezupełnie odpowiadają naszym potrzebom i standardom. Jeśli zarezerwowaliśmy sobie czas, możemy przejść do sposobów poszukiwania.

Internet i portale ogłoszeniowe

Pierwszy z nich jest najbardziej oczywisty – wyszukiwarka Google i portale ogłoszeniowe. Jednak korzystając z tych narzędzi przy poszukiwania biura na wynajem, szybko przekonamy się, że oferują one mnóstwo lokali w rzeczywistości niedostępnych (ogłoszenie jest nieaktualne, przedawniło się lub jest tylko wabikiem, a oferowana przestrzeń w rzeczywistości nie jest dostępna) lub informacje podane w ogłoszeniu są niekompletne. Szukając na własną rękę, musimy odsiać ogłoszenia nieaktualne lub uzyskać szczegółowe informacje na temat lokalu, a żeby to zrobić, z każdym z oferentów musimy skontaktować się i czekać na odpowiedź. Bardzo wydłuża to czas całego procesu.

Agencja specjalizująca się w wynajmie nieruchomości

Lepszym sposobem jest skorzystanie z usług agencji, która specjalizuje się w wynajmie powierzchni biurowych i ma najlepsze rozeznanie rynku. Usługa pośrednictwa obejmuje wtedy: wyszukanie ofert lokali zgodnych z naszymi preferencjami, porównanie ofert, umówienie oględzin, doradztwo w zakresie wyboru najlepszej nieruchomości i przygotowanie umów. Jest to duża wygoda i oszczędność czasu, co ma znaczenie zwłaszcza w biznesie. Gdy agent będzie wyszukiwał i negocjował najlepsze oferty, my możemy zająć się rozwojem naszej firmy.

Poczta pantoflowa

Jest też trzeci sposób – poszukiwanie przez znajomych. Poczta pantoflowa ma wiele zalet i często za jej pomocą udaje się znaleźć to, czego szukamy. Nie rezygnujmy jednak z innych narzędzi – poszerzajmy pole poszukiwań, zlecając to profesjonalistom, jak w przypadku agencji, lub szukając na własną rękę, co może być dość czasochłonne czy nawet uciążliwe.

Niezależnie od sposobu poszukiwania, warto dać sobie czas na obejrzenie różnych lokali. Często te, które na zdjęciach nie wyglądają atrakcyjnie, są w rzeczywistości dużo bardziej zachęcające. I odwrotnie – pięknie zdjęcia nie zawsze odzwierciedlają rzeczywistość. Dlatego warto obejrzeć jak najwięcej biur, zanim ostatecznie wybierzemy to najlepsze.

Na co zwrócić uwagę?

Biuro powinno być wygodne – zarówno dla Twoich klientów, jak i pracowników. Warto zwrócić uwagę na to, jakie są możliwości aranżacji danego lokalu i jego ogólna estetyka. Ważny jest układ i metraż – dopasuj je do własnej strategii rozwoju. Jeśli planujesz zatrudnić dodatkowe osoby, znajdź dla nich miejsce już teraz. Określ dokładnie swoje potrzeby – czy na pewno potrzebujesz osobnej sali narad, czy wystarczy Ci wydzielona przestrzeń ze stołem w openspace? Czy musisz mieć kuchnię z jadalnią, czy wystarczy aneks? Czy i ile miejsc parkingowych będzie Ci potrzebne? Weź również pod uwagę specyfikę branży, w jakiej działasz – inaczej będzie wyglądało biuro rachunkowe, a inaczej kancelaria prawna.

Jak nie przekroczyć założonego budżetu?

Każdy chciałby płacić za wynajem jak najmniej. Nie zawsze jest to jednak możliwe: cena zależy często od lokalizacji, metrażu, stanu lokalu i budynku. Warto założyć sobie na początku, jaką kwotę planujemy przeznaczyć na wynajem biura i trzymać się jej przy poszukiwaniach. Inną opcją, która nie nadwyręży Twojego budżetu, jest biuro na godziny lub sale konferencyjne na godziny. Wówczas płacisz jedynie za czas, który przeznaczasz na pracę w biurze lub spotkania z zespołem czy klientami, a pozostałą pracę wykonujesz zdalnie z dowolnego wybranego przez siebie miejsca. Dobrym pomysłem jest także oferta typu biuro serwisowane lub biuro wirtualne. To pierwsze obejmuje wynajem w pełni wyposażonych biur (umeblowanie, łącza internetowe) na krótkie okresy. To drugie natomiast oferuje prestiżowy adres dla biura wraz z obsługą korespondencji. Tego typu rozwiązania są bardzo elastyczne, dopasowane do potrzeb klientów i są doskonałym sposobem na zaoszczędzenie na kosztach biura.

Jak nie dać się oszukać?

Gdy znaleźliśmy już wymarzony lokal, pora na podpisanie umowy. I tutaj znów większe ryzyko ponoszą przedsiębiorcy szukający nieruchomości na własną rękę. Często w umowach pojawiają się kruczki, niejasne zapisy. Jeśli coś budzi Twoje wątpliwości lub jest niezrozumiałe, nie wahaj się skonsultować z prawnikiem lub agentem nieruchomości. Z pewnością pomogą Ci skonstruować i podpisać najlepszą dla Ciebie umowę.