Po założeniu działalności gospodarczej otrzymasz korespondencję z instytucji państwowych. Powinieneś wykazać się czujnością – niektóre z nich wcale nie są wysyłane przez urzędników, ale prywatne firmy. Jak rozpoznać fałszywe wezwania do zapłaty?

Plaga wprowadzających w błąd wezwań do zapłaty

Jeżeli przy zakładaniu działalności gospodarczej skorzystałeś z pomocy biura rachunkowego lub prawnika, to bardzo możliwe, że zostałeś ostrzeżony przed procederem wezwań do zapłaty, które wyglądają jak te wysyłane przez instytucje państwowe.

Jeszcze kilka lat temu przedsiębiorcy otrzymywali wezwania do zapłaty za umieszczenie ich firmy w prywatnych rejestrach, których nazwy można było pomylić z CEIDG. Dziś można spotkać się z fałszywymi wezwaniami z KRS, Urzędu Patentowego czy Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego.

Jak się ustrzec przed fałszywymi wezwaniami do zapłaty?

Proceder faktur (wezwań do zapłaty) wprowadzających w błąd kwitnie, bo nie wszyscy przedsiębiorcy mają świadomość, że np. wpis do CEIDG jest bezpłatny – część obawia się, że ich firma nie będzie widoczna w bazie, którą mogą przeglądać potencjalni klienci. Tymczasem, aby ustrzec się przed utratą pieniędzy, wystarczy bardzo dokładnie przeczytać otrzymane dokumenty.

Choć fałszywe wezwania przypominają pisma wysyłane z instytucji państwowych, to różnią się wieloma szczegółami. Aby uprawdopodobnić, że pismo należy potraktować poważnie i uregulować kwotę widniejącą na dołączony blankiecie, nadawcy:

• Umieszczają w nagłówku nazwę firmy łudząco podobnej do instytucji państwowej. Mowa m.in. o: „CRDGIF”, „CEFIDG”, „CEODG” zamiast „CEIDG”. Zamiast Krajowy Rejestr Sądowy pojawia się „Krajowy Rejestr Sądowny” (Sądowy – Sądowny).
• W treści pisma odwołują do rozmaitych ustaw, np. ustawy z dnia 2 lipca 2004 o swobodzie działalności gospodarczej. Najczęściej w treści wezwania pojawiają się ogólne artykuły (np. art. 2 – definicja działalności gospodarczej), które nic nie wnoszą. Dodatkowo może pojawić się odniesienie do regulaminu, przy czym podana strona internetowa nie ma nic wspólnego z witryną CEIDG czy Ministerstwa Sprawiedliwości.
• Zaopatrują wezwanie w pieczątki, które wizualnie przypominają pieczątki stosowane przez polskie urzędy (okrągłe pieczęcie).
• Formułują pismo, posługując się językiem urzędowym. W treści wezwania pojawiają się zwroty i słowa, które często są niezrozumiałe dla przedsiębiorców, np. „fakultatywny” czy „irrelewantny”. Dodatkowo w górnej części pisma pojawiają się sformułowania typu: „dotyczy wniosku” czy „sygnatura akt”, które mają uprawdopodobnić, że dokument powstał w urzędzie.
• Wyznaczają przedsiębiorcy termin płatności. Najczęściej jest on bardzo krótki – list przychodzi na kilka dni przed terminem płatności wyznaczonym w piśmie.

Odbierając korespondencję, uwagę warto zwrócić na rodzaj listu. Korespondencja urzędowa jest nadawana w formie listu poleconego ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Wezwania do zapłaty przychodzące od prywatnych rejestrów najczęściej są wysyłane listami ekonomicznymi (przesyłki nierejestrowane).

Masz wątpliwości? Skontaktuj się z urzędem!

Otrzymałeś wezwanie do zapłaty? Zanim zalogujesz się na firmowe konto i zlecisz przelew opiewający na żądaną kwotę, upewnij się, że pismo faktycznie zostało wysłane przez dany urząd, np. Urząd Patentowy. Sprawdź, czy w stopce dokumentu znajdują się dane kontaktowe urzędu, np. numer telefonu i adres mailowy. Charakterystycznym elementem dla fałszywych wezwań do zapłaty jest brak danych kontaktowych.

Gdy upewnisz się, że pismo faktycznie zostało wysłane z urzędu, unikniesz niepotrzebnych kosztów. Trudno wyeliminować z rynku firmy, które opierają swoją działalność na naszej nieuwadze – każdy ma prawo prowadzić prywatny rejestr. Wystarczy jednak uważnie przeczytać pismo i – w razie wątpliwości – skontaktować się z urzędem, aby uchronić się przed wprowadzającymi w błąd wezwaniami do zapłaty.