Dobrze urządzona sala konferencyjna, czyli gdzie zorganizować szkolenie?

Wynajem odpowiedniej sali konferencyjnej ma ogromne znaczenie dla organizowanego przez nas eventu. Samo pomieszczenie może sprawić, że spotkanie odniesie sukces lub wręcz przeciwnie – okaże się całkowitą porażką. Jak znaleźć salę idealną i na co zwrócić uwagę organizując konferencję?

Jak powinna być wyposażona sala konferencyjna?

Wybierając salę, należy postarać się, żeby była dopasowana do rodzaju spotkania oraz planowanej liczby uczestników. Przykładowo, jeśli zarezerwujemy ogromną salę dla kilkunastu osób, goście będą myśleli, że połowa zaproszonych nie stawiła się na spotkanie. Warto również zwrócić uwagę na funkcjonalność i komfort, jaki oferuje wybrana przez nas sala konferencyjna.

Umeblowanie sali konferencyjnej

Przed podjęciem decyzji o umeblowaniu sali, ważne jest określenie typu spotkania, które się w niej odbędzie. W przypadku, gdy pomieszczenie będzie miejscem odczytów lub prezentacji, wystarczy wyposażyć ją wyłącznie w krzesła, zwrócone w stronę prelegenta. System teatralny pozwala na maksymalne wykorzystanie dostępnej przestrzeni. Jeżeli jednak organizujesz szkolenie bądź warsztaty, odpowiedniejszy może okazać się system szkolny. Dostawienie blatu do każdego miejsca siedzącego, może okazać się bardzo pomocne dla gości piszących notatki lub korzystających z laptopa.

Warto ograniczyć wyposażenie pomieszczenia do minimum, tak, by w sali pozostały jedynie przedmioty, spełniające jasno określone zadania. Dobrze również ograniczyć liczbę dekoracji do minimum, ponieważ mogą one nie tylko zajmować niepotrzebne miejsce, ale także dekoncentrować uczestników spotkania.

Odpowiednie oświetlenie pomieszczenia

Oprócz stołów i krzeseł kluczowe znaczenie dla komfortu gości mają także odpowiednie oświetlenie wnętrza. W miarę możliwości postarajmy się wybrać salę oświetloną naturalnie – pomieszczenie powinno mieć jak największe i prawidłowo rozmieszczone okna. Salę konferencyjną należy również wyposażyć w żaluzje lub rolety, które nie tylko zapewnią cień podczas słonecznych dni, ale również przyciemnią pomieszczenie w czasie projekcji filmu czy prezentacji multimedialnej.

Dodatkowe wyposażenie

Kolejnym ważnym punktem będzie też wybór sprzętu konferencyjnego. Ustalmy, czy będzie nam potrzebny rzutnik, flipchart, profesjonalny system nagłaśniający czy tablica suchościeralna – wyposażenie powinno być dopasowane do rodzaju przeprowadzanego spotkania. Uczestnikom może przydać się także dostęp do sieci bezprzewodowej oraz inne udogodnienia. Przy tej okazji nie można zapomnieć o wsparciu technicznym. Niespodziewany problem z Wi-Fi czy sprzętem elektronicznym może mieć ogromny wpływ na sprawny przebieg spotkania, dlatego zadbanie o to, by w pobliżu znajdował się doświadczony pracownik, potrafiący naprawić wszelkie usterki ma ogromne znaczenie.

Wybór terminu konferencji

Organizując konferencję ważne, by wybrać termin, który zagwarantuje frekwencję i nie sprawi uczestnikom problemów logistycznych. Warto więc wykluczyć daty związane z różnego rodzaju świętami, a także konkurencyjnymi wydarzeniami. Co więcej, dobrze jest przemyśleć termin spotkania, biorąc pod uwagę dostępność sal konferencyjnych, które najbardziej nam odpowiadają. Niektóre sale konferencyjne bywają znacznie tańsze w konkretne dni tygodnia, dlatego rezerwując lokal, zwłaszcza w większych miastach, jak na przykład Warszawa, warto mieć to na uwadze. Warto sprawdzić także, czy sala szkoleniowa może być wynajęta na godziny, ponieważ prawdopodobnie będzie to miało duży wpływ na końcowy koszt przedsięwzięcia.

Lokalizacja i zakwaterowanie

Bardzo ważnym punktem, o którym należy pamiętać podczas wynajmu sali, jest odpowiednia lokalizacja lokalu. Dojazd do sali szkoleniowej powinien być łatwy, a samo miejsce atrakcyjnie usytuowane. Przykładowo organizując konferencję w Warszawie, warto wybierać, np. Śródmieście. Dzięki temu goście nie tylko bez problemu znajdą wskazany adres, ale także w przerwie konferencji będą mogli skorzystać z licznych atrakcji, takich jak restauracje czy kawiarnie – sprzyja to nawiązywaniu nowych znajomości, a tym samym pozyskiwaniu cennych kontaktów biznesowych. Zatroszczmy się także o to, by w pobliżu sali konferencyjnej znajdował się parking – goście wybierający własny środek transportu z pewnością to docenią.

 O zakwaterowanie powinniśmy zadbać wtedy, gdy planujemy kilkudniowe szkolenie lub warsztaty. W tym wypadku najlepiej wybierać miejsca, które oprócz pomieszczeń dydaktycznych, oferują także pokoje hotelowe oraz catering dla gości. Jeżeli nie mamy możliwości zakwaterowania uczestników w tym samym budynku, w którym odbywa się spotkanie, postarajmy się wybrać hotel ulokowany jak najbliżej sali.