Czy „wirtualne biuro” jest legalnym rozwiązaniem w Polsce?

Czym jest wirtualny adres firmowy? Kto i kiedy może z niego korzystać? Sprawdźmy, dla kogo założenie wirtualnego biura jest opłacalnym rozwiązaniem!

„Wirtualny adres” i „wirtualne biuro” – co to jest?

Pod zagadkowymi hasłami kryje się usługa, zyskująca w ostatnich latach coraz większe uznanie zarówno wśród przedsiębiorców, jak i freelancerów. Wirtualne biuro to możliwość wynajęcia adresu na potrzeby rejestracji i prowadzenia własnej działalności. Podanie miejsca wykonywania działalności (i przechowywania dokumentów firmy) jest obowiązkowe przy jej rejestracji. W przypadku freelancerów, start-upów lub małych firm wynajem tradycyjnego biura jest często nieopłacalny, a przyjmowanie kontrahentów w mieszkaniu – nie zawsze komfortowe i przede wszystkim mało profesjonalne. Wirtualny adres firmy to legalne rozwiązanie, pozwalające na optymalizację kosztów i outsourcing części ważnych obowiązków takich jak księgowość lub obsługa korespondencji.

Czy wirtualny adres firmy to legalne rozwiązanie?

To pytanie często powtarza się w dyskusjach na forach dla młodych przedsiębiorców. Najczęściej obawiamy się problemów ze strony Urzędu Skarbowego i zmiennych interpretacji prawa. Na szczęście, wszelkie wątpliwości zostały rozwiane kilka lat temu przez Naczelny Sąd Administracyjny. Od 2014 roku aspirujący przedsiębiorcy mają już pewność. Korzystanie z wirtualnego biura i wirtualnego adresu firmy jest jak najbardziej legalne. Oczywiście nie zwalnia nas to z obowiązku sprawdzenia wiarygodności usługodawcy. Warto wybierać firmy o uznanej renomie, działające na rynku od przynajmniej kilku lat i cieszące się zaufaniem szerokiego grona klientów. Istotny jest też zakres oferowanych usług. Nigdy nie wiemy, czy i kiedy w trakcie prowadzenia działalności będziemy potrzebować szybkiej pomocy np. w kwestiach prawnych lub księgowych.

Jak założyć wirtualne biuro?

W poszukiwaniu idealnego biura zaczynamy zawsze od sprawdzenia adresu. Oferty wirtualnych adresów dotyczą zazwyczaj dużych miast. Warto zawsze celować w ścisłe centrum, dzielnice typowo biznesowe i miejsca z łatwym dojazdem (jeśli planujemy np. częste spotkania z kontrahentami). Przed wyborem firmy zapoznajemy się z pełną ofertą i zadajemy sobie kluczowe pytanie – jaki typ usług może wspomóc lub odciążyć naszą działalność? Prestiżowy adres to nie wszystko. Sprawdźmy, czy usługodawca ma w swojej ofercie np. wynajem biura na godziny, pełną obsługę księgową, możliwość uzyskania porady prawnej. Warto też sprawdzić opinie na temat wybranego usługodawcy. Ilu pracowników zatrudnia? Ile firm obsługuje? Czy jest to sprawdzona, godna zaufania marka? Po zapoznaniu się z ofertą podpisujemy umowę, która ściśle określa zakres obopólnych obowiązków.

Elastyczność i kompleksowość usług

W trakcie wyboru usługodawcy warto zdecydować się na firmę o szerokim zakresie usług. Zależnie od wybranego pakietu, oprócz wirtualnego adresu możemy także najczęściej zamówić:

  • obsługę korespondencji pocztowej – odbieranie, skanowanie dokumentów,
  • obsługę korespondencji elektronicznej,
  • obsługę telefoniczną klientów,
  • usługi księgowe (i reprezentowanie firmy przed Urzędem Skarbowym),
  • przechowywanie dokumentów firmy,
  • możliwość wynajmu biura na godziny – np. na potrzeby przeprowadzenia rekrutacji lub spotkań z kontrahentami,
  • dostęp do sprzętu biurowego i zaplecza gastronomicznego,
  • pomoc prawną – porady, konsultacje.

Zakres usług biur wirtualnych tak naprawdę wciąż się poszerza, zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami przedsiębiorców, a coraz więcej firm stawia na kompleksowość oferty.

Kluczowe korzyści

Dwie, niepodważalne korzyści wynajęcia biura wirtualnego to prestiżowy adres i optymalizacja kosztów wynajmu. Jeśli naszą pracę możemy wykonywać z dowolnego miejsca, a z klientami spotykamy się okazjonalnie – jest to idealne rozwiązanie. Obniżenie kosztów wynajmu to równie istotna kwestia, szczególnie dla start-upów, mikrofirm i przedstawicieli tzw. wolnych zawodów. Warto też docenić ogromną wygodę outsourcingu usług księgowych, obsługi korespondencji czy obsługi telefonicznej klientów.

Komu warto polecić usługi wirtualnego biura?

Wirtualny adres dla firm to korzystne rozwiązanie przede wszystkim dla freelancerów, młodych firm i start-upów. Z wirtualnych biur korzystają też coraz częściej właściciele małych sklepów internetowych, kancelarie prawne i przedstawiciele zawodów kreatywnych – graficy, dziennikarze, copywriterzy. Jest to także ciekawe rozwiązanie dla firm, pragnących otworzyć oddział w innym mieście. Wirtualne biuro to nowoczesna alternatywa dla każdego biznesu, w którym ceni się dobry adres i możliwość znacznego obniżenia kosztów działalności!