Biura serwisowane – czym są i dlaczego warto z nich korzystać

Biura serwisowane, mimo kilkunastu lat obecności na polskim rynku nieruchomości biurowych, wciąż są stosunkowo mało znane. Jednak sytuacja się zmienia. W Warszawie funkcjonuje ponad 20 biur serwisowanych, zlokalizowanych głównie w Śródmieściu, Mokotowie oraz na Woli. Pracuje w nich kilka tysięcy osób. To całkiemspora liczba, a ponadto biura serwisowane wybierają już nie tylko zagraniczni handlowcy i prawnicy, ale także przez dobrze prosperujące rodzime firmy, które dotychczas wynajmowały biuro w mieszkaniu w kamienicy.

Jednak nadal, większość osób niezajmujących się na co dzień nieruchomościami biurowymi, termin „biuro serwisowane” brzmi obco. Czym więc jest buro serwisowane i komu opłaca się z niego skorzystać? Sprawdź i przekonaj się, czy jest to rozwiązanie dla Ciebie!

Co to jest biuro serwisowane?

Biuro serwisowane to gotowe do pracy biuro, gdzie jedyne co jest Ci potrzebne, to własny komputer. Powierzchnia zawiera najczęściej dużą recepcję obsługiwaną przez operatora, z poczekalnią dla gości, sale konferencyjne, aneksy kuchenne, toalety i najważniejsze – gabinety biurowe dla firm.

W biurze serwisowanym Twoja firma, goście i pracownicy otrzymują do dyspozycji środowisko pracy typowe dla korporacji. Recepcjonistka odbierze telefon, zajmie się przesyłkami kurierskimi i pocztą. Podczas spotkania w sali konferencyjnej dostaniesz kawę. Twoje biuro będzie codziennie sprzątane. Nie musisz też martwić się o opłaty licznikowe, koszty eksploatacji, internet i telefony.

Ponadto możesz zdecydować o liczbie swoich gabinetów. W biurze serwisowanymmasz możliwość elastycznego dodawania lub odejmowania liczby gabinetów, zależnie od zmieniających się Twoich potrzeb.

Dlaczego nie słyszałeś o biurze serwisowanym?

Jest ich w Warszawie ponad 20, ale nigdy nie słyszałeś o nich, chociażby wzmianki? Całkiem możliwe, że byłeś już w takim biurze, jednak nie zdawałeś sobie z tego sprawy.

Biura serwisowane nie epatują swoim logotypem, ponieważ jest on zupełnie nieważny. Wchodząc do biura serwisowanego jako gość, widzisz najczęściej tylko recepcję i drogę do sali konferencyjnej. Recepcja działa w imieniu klienta, tak jakby robiła to jego własna. Dużą zaletą biur serwisowanych jest właśnie to, że klient lub gość nie domyśla się, że biuro nie jest własnością danej firmy.

Gdzie zlokalizowane są biura serwisowane?

Jako miejsce dla biur serwisowanych wybiera się najczęściej dobrej klasy, nowoczesne budynki biurowe oraz nieco starsze, jeśli były poddane gruntownej rewitalizacji. Biur serwisowanych należy więc szukać w typowych „zagłębiach biurowych”. Najłatwiej to zrobić przez wyszukiwarkę Google wpisując hasło: biuro serwisowane Warszawa.

Teraz nie musisz już szukać odpowiedniego mieszkania na wynajem biura, skorzystaj z oferty biur serwisowanych w Warszawie.

Kto ma dostęp do biura serwisowanego?

Skoro biuro serwisowane to powierzchnia użytkowana także przez inne firmy, to kto będzie miał dostęp do mojego biura?

  • Poza częściami wspólnymi takimi, jak recepcja i aneksy dostępnymi dla wszystkich użytkowników, wynajmowany przez Ciebie gabinet jest dostępny na wyłączność, jedynie do Twojej dyspozycji. Warto pamiętać, że biuro serwisowane to nie to samo co coworking.
  • W biurowcach o wysokim standardzie otrzymasz karty magnetyczne uprawniające Cię do wejścia do środka oraz do Twojego gabinetu przez 24 godziny na dobę. W biurowcach o niższym standardzie dostaniesz swój kluczyk. Jednak możliwy jest także limit dostępności – np. brak możliwości wejścia po godzinie 20:00.
  • Dostęp do Twojego biura będzie miał serwis sprzątający. Jednak jeśli nie chcesz, aby podczas Twojej nieobecności ktokolwiek przebywał w Twoim gabinecie, możesz ograniczyć ten dostęp np. tylko do czasu Twojego pobytu w pracy.Wejście do Twojego biura może również uzyskać serwis techniczny np. aby sprawdzić działanie klimatyzacji, jednak tylko w przypadku wcześniejszego umówienia się.

Co oferuje dobre biuro serwisowe?

  • Kulturalną obsługę recepcji z bardzo dobrą znajomością języka angielskiego.
  • Elastyczne podejście do zmieniających się potrzeb Twojej firmy.
  • Wysoką jakość powierzchni biurowej, wyposażenia i umeblowania.
  • Lokalizację w rozpoznawalnym biurowcu, w sąsiedztwie znanych firm.
  • Dobrej jakości kawy i herbaty w aneksach kuchennych.
  • Dokładne sprzątanie powierzchni i części wspólnych.
  • Spokój wynikający z brakukonieczności prowadzenia czynności administracyjnych biura.

Ile to kosztuje wynajem biura serwisowanego?

Rzadko zdajemy sobie sprawę z kosztów wybudowania i eksploatacji biura dobrej jakości, zanim sami nie zaczniemy zagłębiać się w ten temat. Koszt najmu powierzchni biurowej to tylko jedna z przynajmniej kilkunastu pozycji, które są wliczone do Twojego rachunku.

Wynajmując biuro serwisowane, korzystasz z:

  • Nie tylko z powierzchni Twojego gabinetu, ale także z powierzchni wspólnych, recepcji, aneksów kuchennych, poczekalni, korytarzy, toalet, wind, a także usług recepcji w hallu głównym budynku.
  • Wynajmując biuro dla 2-3 osób, które najczęściej ma kilkanaście m kw, masz do dyspozycji przynajmniej 250-400 m kw powierzchni wspólnych.
  • Pracy recepcji.
  • Klimatyzacji, ogrzewania, elektryczności, których koszt jest ujęty w czynszu.
  • Umeblowania Twojego biura i części wspólnych.
  • Zaopatrzonych aneksów kuchennych z kawą i herbatą do dyspozycji,
  • Usług serwisu sprzątającego, zaopatrzenia toalet, środków czystości i zużycia wody,

Nawet mając niedrogie biuro w kamienicy albo mieszkaniu, często ponosisz wyższe koszty jego prowadzenia, z których nie zdajesz sobie sprawy, ponieważ są one rozbite na mniejsze pozycje.

Ile kosztuje wynajem biura serwisowanego?

Ceny w biurach serwisowanych przeliczane są na stanowiska pracy. Czasami dodatkową pozycją oprócz najmu biura, jest też „pakiet” pokrywający koszty internetu, telefonów czy zaopatrzenia aneksów kuchennych.

Sumując miesięczne koszty najmu, otrzymasz poniższe wartości:

  • od około 1400 zł za miesiąc – stanowisko pracy w biurach leżących poza centrum Warszawy oraz w budynkach o niższym standardzie.
  • do ponad 2500 zł – stanowisko pracy na miesiąc w dobrej jakości biurach w centrum miasta.
  • Najem biura serwisowanego dla 2 osób powinien zamknąć się w kwocie między 3500 a 4000 zł za miesiąc razem z kilkoma godzinami najmu sal konferencyjnych.
  • Biuro 3-osobowe to koszt między 5000 a 7000 zł.

Ceny stanowisk pracy w ramach tego samego biura mogą się różnic nawet o 30%, zależenie od liczby stanowisk pracy (im więcej, tym taniej), długości okresu najmu (im dłużej, tym taniej), a także w zależności od np. dostępu światła dziennego. Biura wewnętrzne, przeznaczone do pracy tymczasowej są zdecydowanie tańsze, ale jest ich stosunkowo niewiele.

Na co warto zwrócić uwagę przed wynajęciem biura serwisowanego?

  • Niektórzy operatorzy mogą stosować niższe cenniki, niż te podane powyżej:
    • Mogą doliczać obowiązkowe opłaty za Internet i telefon naliczane od stanowiska pracy. – Mogą doliczać obowiązkowe opłaty za wydanie biura do dyspozycji (wyrobienie kart dostępu, łącze itp.). Dla porównania ofert koszt ten należy podzielić przez ilość miesięcy, by uzyskać średniomiesięczny koszt najmu biura.
    • Mogą doliczać obowiązkowe opłaty za odświeżenie gabinetu po zakończonym okresie użytkowania. Dla porównania ofert koszt ten należy podzielić przez ilość miesięcy, by uzyskać średniomiesięczny koszt najmu biura.
    • Mogą zwierać klauzule automatycznego przedłużenia umowy (warto sobie zapisać w kalendarzu, jeśli ma się taką opcję w umowie).
  • Umowy nienazwane – warto korzystać z biur, które stosują umowy nazwane tj. „najmu” lub „podnajmu”. Wiesz wtedy, że zastosowanie ma kodeks cywilny i w przypadku niekorzystnych zapisów umowy, możesz odwołać się do kodeksu cywilnego, jeśli zapisy kodeksowe przeważają nad zapisami umownymi. W przypadku umów nienazwanych, gdzie słowo „najem” lub „podnajem” nie występuje w tytule umowy, nie masz takiej ochrony.

Czy biuro serwisowane opłaca się przy kilkuosobowej firmie?

Policzmy koszty dla najmu mieszkania o dobrym standardzie na cele biurowe:

  • Inwestycja:
    • Kupujesz meble do biura, do sali konferencyjnej i gabinetu (pokoju dziennego). Odświeżasz łazienkę, salon i kuchnię. To kwota ok. 5 – 10 tys. zł.
    • Kupujesz ekspres do kawy – ok. 2 tys.
    • Kupujesz drobne wyposażenie biura, sztućce, filiżanki, szklanki, dzbanki, a także lodówkę i zmywarkę – 4 tys. zł.
    • Telefon sekretarski, komputer dla recepcji, drukarka – 3 tys. zł
  • Koszy bieżące miesięczne:
    • – Mieszkanie w śródmieściu Warszawy lub lokal w kamienicy, do którego możesz zaprosić kontrahentów to koszt około 4-5 tys. zł. (50-70 m kw) za dobry standard.
    • – Płacisz za prąd, klimatyzację (jeśli jest) czynsz administracyjny, ogrzewanie, wodę – ok. 1 tys. zł.
    • – Internet, telefony – ok. 200 zł
    • – Kupujesz dobrą kawę i herbatę – 100 zł
    • – Kupujesz zaopatrzenie, środki czystości – 100 zł
    • – Zamawiasz serwis sprzątający – 300 zł
    • – Zatrudniasz obsługę recepcji – ok. 4,2 tys zł uwzględniając ZUS pracodawcy.

Ponosisz więc inwestycję na poziomie 14-19 tys. oraz koszty bieżące na poziomie 9,7 -10,7 tys. Co zyskujesz w zamian? Jedynie biuro w mieszkaniu.

Ile wydasz na biuro serwisowane?

  • Inwestycja:
    • – Koszt instalacji, od 0 zł lub do 1000 zł zależnie od operatora.
    • – Koszt odświeżenia, od 0 zł do 3000 zł zależnie od operatora.
  • Koszty bieżące:
    • – 3-4 tys. dla 2 osób
    • – 4,5-8,5 tys. dla 3-5 osób

Co zyskujesz? Biuro w nowoczesnym biurowcu gotowe do pracy. A w tym obsługę recepcyjną i brak dalszych kosztów utrzymania.

Kiedy warto skorzystać z oferty biur serwisowanych?

  • Jeżeli masz kilkuosobową firmę i zależy Ci na zapewnieniu dobrych warunków pracy oraz na możliwości rozwoju.
  • Jeżeli masz kilkunastoosobową firmę i nie chcesz ponosić nakładów na aranżację biura oraz wiązać się 5-letnią lub inną długoterminową umową najmu.
  • Jeśli często zmieniasz lokalizację swojej działalności.