Skuteczna komunikacja

Aby nasza komunikacja była skuteczna, musimy nauczyć się radzić z niektórymi barierami.  Powinniśmy również zwrócić uwagę na umiejętność mówienia, umiejętność słuchania i opanowanie mowy ciała. Możemykomunikacja-niewerbalna również skorzystać z technik skutecznej komunikacji.

W sytuacji, gdy chcemy szybko uzyskać odpowiedź powinniśmy stosować pytania zamknięte. Odpowiedź dzięki nim jest jednoznaczna ?tak? lub ?nie?. Pytania otwarte pomagają natomiast rozmówcy rozwinąć temat i przekazać nam te informacje, które uważa za odpowiednie. Rozmówca jest na swoim ?terytorium? i to on decyduje czy nas na nie zaprosi. Warto jednak zwrócić uwagę, aby pytania otwarte nie zawierały elementów oceny.

Co jednak zrobić gdy pytanie otwarte nie dało nam odpowiedzi na interesujący nas temat? Gdy chcemy zebrać więcej informacji, czy też wyjaśnić nieścisłości?

Możemy użyć w takim przypadku pytań precyzujących. Dzięki nim uzyskujemy informację co dokładnie się wydarzyło, co druga osoba rozumie poprzez swoją wypowiedź czy tez pomagają w tworzeniu przejrzystości w przypadku niejasnych sytuacji. Gdy nie jesteśmy pewni jaki komunikat rozmówca chciał nam przekazać z pomocą przyjdzie nam parafraza. Powtórzenie wypowiedzi rozmówcy własnymi słowami skoryguje ewentualne nieścisłości i nieporozumienia, a nasz rozmówca będzie miał pewność, że go słuchamy. Gdy chcemy podkreślić istotną i wartościową część wypowiedzi używamy dowartościowania.

Komunikat „ja” mówi o reakcji jaką w nas wywołało zachowanie rozmówcy, jakie są nasze uczucia. Pozwala na wyrażenie naszych odczuć i oczekiwań w stosunku do drugiej osoby, tak że nie zostaną one odebrane jako raniące. Dany problem zostaje nazwany i wyjaśniony, dzięki czemu nie ma miejsca na domysły. Dodatkowo, komunikat ten otwiera dyskusję. Może on być używany zarówno w niejasnych sytuacjach konfliktowych, ale także gdy jesteśmy zadowolenia z zachowania drugiej osoby i chcemy jej o tym powiedzieć. Kolejnym sposobem na przedstawienie swoich racji nie umniejszając i szanując racje rozmówcy jest użycie w wypowiedzi słowa ?jednocześnie? zamiast słowa ?ale?. Jest to dobra metoda przedstawienia opinii diametralnie różnej od opinii rozmówcy bez popadania w konflikt.

W rozmowie z droga osobą ważna jest również informacja zwrotna czyli ?feedback? powinna być konstruktywna i dotyczyć tego co odbiorca może zmienić. Feedback powinien wynikać z faktów i dotyczyć tylko zachowań rozmówcy a nie osoby. Kiedy mamy do przekazania niełatwa sytuację możemy skorzystać z techniki tzw. Hamburgera czyli z pozytywnej informacji + informacji trudnej+ pozytywnej informacji.

Aby podsumować całą wypowiedź lub rozmowę używajmy klaryfikacji. Pomoże to w uogólnieniu wypowiedzi rozmówcy, wyjaśnieniu niedowiedzeń i pomoże podsumować zbyt długą wypowiedź. Dowodzi ona tego, że słuchamy naszego rozmówcy i jesteśmy zainteresowani rozmową.