Jak założyć biuro wirtualne?

Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i z uwagi na zakres oferowanych usług, pracujesz w domowym zaciszu? Twoi klienci nie muszą o tym wiedzieć – Twoja firma może zostać zarejestrowana pod prestiżowym adresem. Czy wiesz, jak działają biura wirtualne? Podpowiadamy, czym się kierować przy jego zakładaniu.

Czym jest wirtualne biuro?

Pierwsze biuro wirtualne powstało w latach 90. ubiegłego wieku w Stanach Zjednoczonych i było odpowiedzią na ówczesne potrzeby przedsiębiorców, którzy chcieli zminimalizować koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Dziś biura wirtualne działają na terenie wielu krajów, w tym Polsce, a ich oferta jest bardzo rozbudowana.

Biuro wirtualne prowadzą przedsiębiorcy, którzy udostępniają klientom adres do rejestracji działalności gospodarczej. Adres najczęściej jest prestiżowy – lokal znajduje się w centrum lub w dobrze skomunikowanej części miasta. Nie zawsze jednak jest to lokal przeznaczony pod działalność gospodarczą – bywa, że biuro wirtualne mieści się w mieszkaniu.

Jak działa biuro wirtualne?

Zakres usług świadczonych przez biura wirtualne może się różnić. Każde biuro oferuje wirtualny adres dla firm, a to oznacza, że klienci – po podpisaniu umowy i uiszczeniu opłaty – mogą podać adres przy rejestracji działalności gospodarczej. Zostanie on ujawniony m.in. w KRS i CEIDG.

Wirtualny adres to nie wszystko – większość właścicieli biur wirtualnych proponuje przedsiębiorcom dodatkowe usługi, np.:

  • przechowywanie, skanowanie i porządkowanie przychodzącej korespondencji,
  • obsługę połączeń przychodzących do firmy,
  • doradztwo w sprawach związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych biura,
  • obsługę spotkań biznesowych,
  • biura serwisowe.

Biura wirtualne, które są prowadzone w lokalach gospodarczych, a nie mieszkaniach, często dodatkowo oferują wynajem biurek lub sal konferencyjnych. Niektóre stawiają także na freelancerów, proponując im coworking.

Kto najczęściej korzysta z biur wirtualnych?

Na wirtualny adres firmy najczęściej decydują się mikroprzedsiębiorcy, którzy oferują np. tworzenie stron internetowych czy usługi graficzne. Ponieważ pozyskują oni zlecenia przez internet, faktycznie nie potrzebują biura w centrum miasta – pracę mogą wykonywać z dowolnego miejsca na ziemi.

Wirtualne biuro jest też dobrym rozwiązaniem z punktu widzenia freelancerów. Tych w ostatnich latach na polskim rynku jest coraz więcej, a niektórzy przez część roku przebywają poza granicami Polski. Korzystając z wirtualnego biura, nie obciążają oni swoich bliskich np. odbieraniem i skanowaniem przychodzącej do nich korespondencji.

Z wirtualnych biur korzystają także osoby, które wynajmują mieszkanie i nie uzyskały zgody właściciela, aby pod tym adresem zarejestrować firmę. Dla nich opcja w postaci wirtualnego adresu jest przystępniejsza cenowo niż wynajem biura.

Jak założyć biuro wirtualne?

Zamierzasz założyć firmę i pracować w zaciszu własnego mieszkania? Prowadzisz już działalność gospodarczą, ale rozpraszają Cię telefony z zapytaniami o współpracę? Skorzystanie z biura wirtualnego będzie dobrym rozwiązaniem. W ten sposób pozyskasz prestiżowy adres rejestracyjny dla swojej firmy i dodatkowo zaoszczędzisz sporo pieniędzy.

Biura wirtualne działają we wszystkich większych miastach Polski. Zanim uzyskasz wirtualny adres, zapoznaj się z aktualnymi ofertami i sprawdź:

  • lokalizację wirtualnego biura – przykładowo OmniOffice proponuje aktualnie aż trzy wirtualne adresy w Warszawie, do których dojazd nie będzie kłopotem,
  • możliwość skorzystania z sali konferencyjnej lub biura – jeżeli od czasu do czasu spotykasz się z klientami osobiście, lepiej będzie zaprosić ich do sali konferencyjnej niż kawiarni,
  • dodatkowe benefity – gdy podpiszesz umowę z OmniOffice, będziesz mógł skorzystać z atrakcyjnych zniżek m.in. na usługi oferowane przez myjnie samochodowe.

Nie przebywasz w mieście, a zależy Ci, aby adres Twojej firmy znajdował się w Warszawie? Sprawdź, czy biuro wirtualne, z którego usług zamierzasz skorzystać, będzie skłonne podpisać z Tobą umowę online.

Ile kosztuje korzystanie z biura wirtualnego?

Wiesz już, co to jest biuro wirtualne i jakie korzyści płyną z jego wynajmu. Pozostaje jeszcze kwestia kosztów. Większość biur wychodzi naprzeciw oczekiwaniom klientów – proponują kilka opcji, a każda jest tańsza niż wynajem lokalu gospodarczego w centrum miasta.

Przykładowo w pakiecie podstawowym oferowanym przez biuro wirtualne może znaleźć się m.in. adres rejestrowy dla firmy oraz skanowanie i wysyłka przychodzącej korespondencji. OmniOffice dodatkowo proponuje klientom zniżki na coworking i najem sali konferencyjnych.