Biura wirtualne – czym się od siebie różnią?

Wirtualne biuro Warszawa Marszałkowska 111

Jeżeli zastanawiają się Państwo nad skorzystaniem z usług tzw. biura wirtualnego, prawdopodobnie zastanowiła Państwa liczba firm oferujących ?wirtualne biura?, znaczna rozpiętość cen a także niezliczona ilość ofert, pakietów, usług wiązanych i promocji.

Zakres usług jest na pierwszy rzut oka jest zbliżony a miesięczne koszty biura wirtualnego wahają się od 20 do nawet 700 zł. Cężko się w tym wszystkim zorientować, dlatego przygotowaliśmy dla Państwa krótki opis segmentów tego rynku.

 

Poszukując biura wirtualnego, warto przemyśleć:

  •  czy do naszej firmy będzie przychodziła duża ilość korespondencji i czy będą potrzebne nam jej skany,
  •  czy będziemy potrzebowali numeru stacjonarnego z obsługą recepcyjną połączeń,
  •  czy chcemy zawrzeć umowę na chwilę, czy będziemy chcieli z biura korzystać przez dłuższy czas,
  •  jak często będziemy korzystać z sal spotkań, gabinetów biurowych, stanowisk pracy,
  • czy zależy nam na wizerunku i dobrej klasy powierzchni do spotkań czy wystarczy sam adres, żeby nie rejestrować firmy w mieszkaniu.

 

Jeżeli mamy odpowiedzi na powyższe pytania, możemy wybrać jaki rodzaj oferty nas interesuje. Najczęściej są one przedstawiane w ?pakietach?.

Pakiety Podstawowe: to tylko użyczenie adresu do korespondencji, bez możliwości rejestracji firmy w biurze. Czasami limitowana jest liczba przyjmowanej korespondencji, lub nie przyjmuje się korespondencji poleconej, często nie prowadzi się rejestru korespondencji. Skanowanie jest niedostępne lub dodatkowo płatne.

Pakiety dla obsługi korespondencji i rejestracji: Tutaj już możliwa jest rejestracja firmy, przyjmuje się także listy polecone w naszym imieniu. Skanowanie bywa limitowane albo np. tylko do listów poleconych lub do 75-100 stron miesięcznie, następnie naliczane są opłaty dodatkowe.

Pakiety ze stacjonarnym numerem telefonicznym: Usługa najczęściej spotykana jako dodatek do pakietu z obsługą korespondencji, polega na wygenerowaniu numeru telefonu stacjonarnego i ustawieniu przekierowania na wskazany telefon komórkowy.

 

Mając sprecyzowane wymagania odnośnie usługi możemy zdecydować jaki segment rynku nas interesuje.

Najtańsze biura wirtualne, bez albo z minimalnym zapleczem biurowym:

Najtańsze biura wirtualne najczęściej zlokalizowane są mieszkaniach, kamienicach, albo starszych biurowcach. Powierzchnia ma najczęściej przeciętny standard, salki spotkań z reguły są dostępne (chociaż są biura, które ich nie oferują) i kosztują między 20 a 30 zł / godzinę, gabinety biurowe są rzadko spotykane. Z uwagi na krótkoterminowy charakter umów najmu mieszkań i najtańszych biur, biura wirtualne tego rodzaju względnie często zmieniają siedziby.

 

  • Pakiety podstawowe: Cena między 30 a 75 zł za miesiąc, często wymagana przedpłata na 6-24 miesięcy.
  • Pakiety dla obsługi korespondencji i rejestracji: Ceny między 70-120 zł za miesiąc, często wymagana przedpłata na 6-24 miesięcy. Skanowanie bywa jednak limitowane albo np. tylko do listów poleconych lub do 75-100 stron miesięcznie, następnie naliczane są opłaty dodatkowe.
  • Pakiety ze stacjonarnym numerem telefonicznym: Ceny między 125-175 zł za miesiąc. Najczęściej nie ma możliwości obsługi połączeń przychodzących przez recepcjonistkę.

 

Biura wirtualne jako usługa biura coworkingowego:

Biura coworkingowe z reguły obejmują większe mieszkania w kamienicach, lub moduły w tańszych budynkach biurowych. Dysponują znacznie większą powierzchnią, niż najtańsze biura, z reguły między 100 a 200 m kw. Ich właściciele często wkładają dużo pracy w stworzenie powierzchni o indywidualnym charakterze, standard najczęściej ograniczają techniczne limity budynków np. brak klimatyzacji, windy, układ pomieszczeń ograniczony ścinami nośnymi w kamienicach itp.

  • Pakiety podstawowe: Ceny między 50 a 100 zł za miesiąc. Najczęściej nie ma ograniczenia w przyjmowaniu korespondencji, odbiera się także listy polecone, zapewnia się możliwość rejestracji podmiotu.
  • Pakiety dla obsługi korespondencji i rejestracji: Ceny między 100 a 200 zł za miesiąc. Często skanowanie korespondencji jest prowadzone bez limitów liczby stron  lub przesyłek.
  • Pakiety ze stacjonarnym numerem telefonicznym: Ceny między 150 a 300 zł za miesiąc. Często oferowana jest także możliwość obsługi połączeń przychodzących przez recepcjonistkę.

Biura wirtualne jako usługa biura serwisowanego (firmy z kapitałem polskim):

Biura serwisowane z najczęściej kojarzone są z większą powierzchnią biurową (między 800 a nawet 2500 m kw.) znajdującą się w nowoczesnych biurowcach lub nieco starszych, ale poddanych rewitalizacji.  Ich oferta biura wirtualnego jest na ogół prostsza, często pozbawiona najtańszych pakietów np. tych bez informowania o korespondencji czy jej odbierania. Biura posiadają najczęściej systemy do elektronicznej rejestracji przesyłek. Dostępne też są sale konferencyjne, gabinety biurowe i obsługa recepcyjna. Czasami biura te posiadają także powierzchnie coworkingowe o bardzo dobrym standardzie.

  • Pakiety podstawowe: Ceny między 125 a 190 zł za miesiąc. Oferty praktycznie zawsze umożliwiają rejestrację podmiotu w biurowcu, a także nielimitowane odbieranie korespondencji zwykłej i poleconej i informowanie o jej wpływie na bieżąco.
  • Pakiety dla obsługi korespondencji: ceny między 150 a 350  zł. Zwierają nielimitowane skanowanie korespondencji.
  • Pakiety ze stacjonarnym numerem telefonicznym: Ceny między 220 a 400 zł. W droższych pakietach zazwyczaj połączenia są odbierane przez recepcję bez limitów, w tańszych usługa ta jest dodatkowo płatna lub limitowana z opłatami dodatkowymi po ich przekroczeniu.

Biura wirtualne jako część biura serwisowanego (firmy z międzynarodowe):

Standard i wielkość międzynarodowych biur serwisowanych w większości przypadków niewiele się różnią od rodzimych firm. Posiadają jednak znacznie większą skalę działalności, mogą zaoferować swoim klientom biura saloniki biznesowe w wielu krajach. Oferty biura wirtualnego często są ustandaryzowane.

  • Pakiety podstawowe: Często nie są oferowane,
  • Pakiety dla obsługi korespondencji: ceny między 300 a 420  zł zależnie od lokalizacji i standardu budynku.
  • Pakiety ze stacjonarnym numerem telefonicznym: Ceny między 300 a 700 zł za miesiąc zależnie od lokalizacji. Obsługa połączeń przez recepcję najczęściej jest wliczona w cenę.

Jakie zatem biuro wybrać?

Jeżeli mamy spółkę do zarejestrowania, ale nie interesujemy się za bardzo jej losem, możemy sobie pozwolić na przeoczenie terminów urzędowych i nie prowadzimy aktywnej działalności, to wystarczy nam najtańsze biuro i pakiet podstawowy.

Jeżeli od czasu do czasu potrzebujemy się spotkać z klientem albo miejsca do pracy i nie przeszkadza nam brak klimatyzacji lokalizacja w budynku mieszkalnym, coworking jest wygodnym rozwiązaniem.

Biuro wirtualne prowadzone w ramach biura serwisowanego stworzone zostało dla  ludzi przyzwyczajonych do pracy w środowisku biurowym, prowadzących aktywną działalność gospodarczą, spotykających się z klientami czy pracującymi intensywnie przez telefon. Jeżeli działamy głównie w Polsce, lokalne biuro serwisowane będzie optymalnym rozwiązaniem. Jeżeli jednocześnie prowadzimy działalność biznesową w kilku krajach i możemy sobie pozwolić na ?międzynarodowe stawki? wtedy możemy zostać klientem jednej z korporacji.

Pakiet podstawowy Pakiet dla obsługi korespondencji Pakiet ze stacjonarnym numerem telefonicznym
Biura wirtualne segment najtańszy. 30-75 zł 70-120 zł 125-175 zł
Biuro wirtualne przy coworkingowym. 500-100 zł 100-200 zł 150-300 zł
Biuro wirtualne przy biurze serwisowanym (lokalne). 125-190 zł 150-350 zł 220-400 zł
Biuro wirtualne przy biurze serwisowanym (międzynarodowe). 300-420 zł 300-700 zł