Biura serwisowane – czym są i dlaczego warto.

Biuro serwisowane Zajęcza 15

Biura serwisowane, mimo kilkunastu lat obecności na polskim rynku nieruchomości biurowych, wciąż są stosunkowo mało znane.

Obecnie sytuacja się zmienia, w Warszawie funkcjonuje ponad 20 biur serwisowanych, zlokalizowanych głównie w Śródmieściu, Mokotowie oraz na Woli. Pracuje w nich kilka tysięcy osób. Jest to już niebagatelna liczba, a biura serwisowane są już wybierane nie tylko przez zagranicznych handlowców i prawników, ale także przez dobrze prosperujące rodzime firmy, wybierające dotychczas najem mieszkania w kamienicy.

Dalej jednak, większość osób nie zajmujących się na co dzień nieruchomościami biurowymi termin ?biuro serwisowane? brzmi obco.

Czym jest zatem biuro serwisowane?

  • To gotowe do pracy biuro, gdzie jedyne co jest nam potrzebne, to własny komputer. Powierzchnia zawiera najczęściej dużą recepcję obsługiwaną przez operatora, z poczekalnią dla gości sale konferencyjne, aneksy kuchenne, toalety i najważniejsze – gabinety biurowe dla firm.
  • W biurze serwisowanym nasza firma, goście i pracownicy otrzymają do dyspozycji środowisko pracy typowe dla korporacji. Recepcjonistka odbierze telefon, zajmie się przesyłkami kurierskimi i pocztą. Podczas spotkania w sali konferencyjnej dostaniemy kawę. Nasze biuro będzie codziennie sprzątane, nie martwimy się też o opłaty licznikowe, koszty eksploatacji, Internet i telefony.
  • Kolejną zaletą biura serwisowanego jest możliwość elastycznego dodawania lub odejmowania liczby gabinetów, zależnie od zmieniających się potrzeb.

Skoro jest ich w Warszawie ponad 20, to dlaczego nigdy o nim nie słyszałem?

  • Całkiem możliwe, że już Państwo w takim biurze byli, lecz nie zdawali sobie z tego sprawy. Biura serwisowane nie epatują swoim logotypem, jest on zupełnie nieważny. Wchodząc do biura serwisowanego jako gość widzimy najczęściej tylko recepcję i drogę do sali konferencyjnej. Recepcja działa w imieniu klienta, tak jak jego własna.

Gdzie one są?

  • Biura serwisowane najczęściej wybierają dobrej klasy, nowoczesne budynki biurowe, oraz nieco starsze, pod warunkiem, że były poddane gruntownej rewitalizacji. Biur serwisowanych należy szukać w typowych ?zagłębiach biurowych?, a najłatwiej przez google wpisując ?biuro serwisowane warszawa?.

03

Skoro biuro serwisowane to powierzchnia użytkowana także przez inne firmy, to kto będzie miał dostęp do mojego biura?

  • Poza częściami wspólnymi jak recepcja i aneksy, dostępnymi dla wszystkich użytkowników, wynajmowany przez nas gabinet jest dostępny na wyłączność, jedynie do naszej dyspozycji (w przeciwieństwie do coworkingu).
  • W lepszych biurach otrzymamy karty magnetyczne uprawniające nas do wejścia do biurowca i do naszego gabinetu 24/7. W biurowcach o niższym standardzie otrzymamy kluczyk, możliwy też jest limit dostępności np. brak możliwości wejścia po 20:00.
  • Dostęp będzie miał serwis sprzątający, chociaż możemy ten dostęp ograniczyć np. tylko do czasu naszej obecności.
    Serwis techniczny np. do klimatyzacji po wcześniejszym umówieniu.

Czego mam prawo oczekiwać od dobrego biura serwisowanego?

20

  • Kulturalnej obsługi recepcji, przynajmniej z bardzo dobrym językiem angielskim.
    Elastycznego podejścia do zmieniających się potrzeb mojej firmy.
  • Wysokiej jakości powierzchni biurowej, wyposażenia i umeblowania.
  • Lokalizacji w rozpoznawalnym biurowcu, w sąsiedztwie znanych firm.
  • Dobrej jakości kawy i herbaty w aneksach kuchennych.
  • Dokładnego sprzątania powierzchni i części wspólnych.
  • Spokoju wynikającego z brakiem czynności administracyjnych biura.

Ile to kosztuje?

Rzadko zdajemy sobie sprawę z kosztów wybudowania i eksploatacji biura dobrej jakości, zanim sami nie zaczniemy zagłębiać się w ten temat. Koszt najmu powierzchni biurowej to tylko jedna z przynajmniej kilkunastu pozycji, które wliczone są do naszego rachunku.
Wynajmując biuro serwisowane, korzystamy z:

  • Nie tylko powierzchni naszego gabinetu, ale także z powierzchni wspólnych, recepcji, aneksów kuchennych, poczekalni, korytarzy, toalet, wind, a także usług recepcji w hallu głównym budynku.
  • Wynajmując biuro dla 2-3 osób, które najczęściej ma kilkanaście m kw, mamy do dyspozycji przynajmniej 250-400 m kw powierzchni wspólnych.
  • Pracy recepcji,
  • Klimatyzacji, ogrzewania, elektryczności, których koszt jest ujęty w czynszu,
  • Umeblowania naszego biura i części wspólnych,
  • Zaopatrzonych aneksów kuchennych z kawą i herbatą do dyspozycji,
  • Usług serwisu sprzątającego, zaopatrzenia toalet, środków czystości, zużycia wody,

Nawet mając ?tanie? biuro w kamienicy albo mieszkaniu często ponosimy wyższe koszty jego prowadzenia, tylko nie zdajemy sobie z nich sprawy, bo są rozbite na mniejsze pozycje.
Dziękuję, ale pytałem ile to kosztuje?
Ceny w w biurach serwisowanych przeliczane są na stanowiska pracy, czasami dodatkową pozycją oprócz najmu biura, jest też ?pakiet? pokrywający koszty Internetu, telefonów czy zaopatrzenia aneksów kuchennych. Sumując miesięczne koszty najmu otrzymamy poniższe wartości:

  • od około 1400 zł / stanowisko pracy na miesiąc w biurach leżących poza centrum Warszawy oraz w budynkach o niższym standardzie.
  • do ponad 2500 zł / stanowisko pracy na miesiąc w dobrej jakości biurach w centrum miasta.
  • Najem biura serwisowanego dla 2 osób powinien zamknąć się w kwocie między 3500 a 4000 zł / miesiąc razem z kilkoma godzinami najmu sal konferencyjnych.
  • Biuro 3 osobowe to koszt między 5000 a 7000 zł .
  • Ceny stanowisk pracy w ramach tego samego biura mogą się różnic nawet o 30%, zależenie od liczby stanowisk pracy (im więcej – tym taniej), długości okresu najmu (im dłużej – tym taniej) a także np. dostępu światła dziennego. Biura wewnętrzne, przeznaczone do pracy tymczasowej są zdecydowanie tańsze, ale jest ich stosunkowo niewiele.

Gdzie są haczyki?

Niektórzy operatorzy mogą stosować niższe cenniki, niż podaliśmy powyżej ale:

  • Mogą doliczać obowiązkowe opłaty za Internet i telefon naliczane od stanowiska pracy.
  • Mogą doliczać obowiązkowe opłaty za wydanie biura do dyspozycji (wyrobienie kart dostępu, łącze itp.). Dla porównania ofert, koszt ten musimy podzielić przez ilość miesięcy, by uzyskać średniomiesięczny koszt najmu biura.
  • Mogą doliczać obowiązkowe opłaty za odświeżenie gabinetu po zakończonym okresie użytkowania. Dla porównania ofert, koszt ten musimy podzielić przez ilość miesięcy, by uzyskać średniomiesięczny koszt najmu biura.
  • Mogą zwierać klauzule automatycznego przedłużenia umowy (warto sobie zapisać w kalendarzu, jeżeli mamy taką opcję w umowie).
  • Umowy nienazwane – warto korzystać z biur, które stosują umowy nazwane tj. ?najmu? lub ?podnajmu?, wiemy wtedy, że zastosowanie ma kodeks cywilny i w przypadku niekorzystnych zapisów umowy, możemy odwoła się do kodeksu cywilnego, kiedy zapisy kodeksowe przeważają nad zapisami umownymi. W przypadku umów nienazwanych, gdzie słowo ?najem? lub ?podnajem? nie występuje w tytule umowy, nie mamy takiej ochrony.

Mam kilku osobową firmę, czy to mi się opłaca?
Policzmy koszty dla najmu mieszkania o dobrym standardzie na cele biurowe:

  • Inwestycja:
    Kupujemy meble dla biura, do sali konferencyjnej i gabinetu (pokoju dziennego), odświeżamy łazienkę, salon i kuchnię, ok. 5 – 10 tys. zł.
    Kupujemy ekspres do kawy, przynajmniej 2 tys.
    Kupujemy drobne wyposażenie biura, sztućce, filiżanki, szklanki, dzbanki, a także lodówkę i zmywarkę, 4. tys. zł.
    Telefon sekretarski, komputer dla recepcji, drukarka, 3 tys. zł
  • Koszy bieżące miesięczne:
    Mieszkanie w śródmieściu Warszawy, lub lokal w kamienicy, do którego można zaprosić kontrahentów to koszt około 4-5 tys. zł. (50-70 m kw), dobry standard.
    Płacimy za prąd, klimatyzację (jeśli jest) czynsz administracyjny, ogrzewanie, wodę, dodajemy ok 1 tys. zł.
    Internet, telefony ok 200 zł
    Kupujemy dobrą kawę, herbatę – 100 zł
    Kupujemy zaopatrzenie, środki czystości – 100 zł
    Zamawiamy serwis sprzątający, 300 zł
    Zatrudniamy obsługę recepcji, ok 4,2 tys zł uwzględniając ZUS pracodawcy.

Mamy więc inwestycję na poziomie 14-19 tys. oraz koszty bieżące na poziomie 9,7 -10,7 tys.

  • Co uzyskujemy w zamian?

Biuro w mieszkaniu.

Ile w sumie wydamy na biuro serwisowane?
Policzmy:

  • Inwestycja:
    Koszt instalacji, od 0 zł lub do 1000 zł zależnie od operatora,
    Koszt odświeżenia, od 0 zł do 3000 zł zależnie od operatora,
  • Koszty bieżące:
    3-4 tys. dla 2 osób
    4,5-8,5 tys. dla 3-5 osób

Co uzyskujemy w zamian:

  • Biuro w nowoczesnym biurowcu gotowe do pracy, obsługę recepcyjną, brak dalszych kosztów.

Recepcja OmniOffice, Zajęcza 15 Warszawa

Czy warto?

  • Jeżeli mamy kilku osobową firmę i zależy nam na zapewnieniu dobrych warunków pracy i możliwości rozwoju.
  • Jeżeli mamy kilkunasto osobową firmę i nie chcemy ponosić nakładów na aranżację biura i wiązać się 5 letnią umową – również tak.
  • Jeżeli prowadzimy kilkudziesięcio osobowe przedsiębiorstwo i możemy podpisać 5 letnią umowę najmu, nie przewidujemy znaczących zmian w zatrudnieniu i chcemy ponosić koszty bieżącej obsługi oraz administracji bardziej optymalnym rozwiązaniem.
  • Jeżeli nie zależy nam na standardzie, ma być tanio, to również znajdą się bardziej odpowiednie rozwiązania.